Unit Pentadbiran dan Kewangan
Pengenalan Unit
Unit Pentadbiran dan Kewangan, Politeknik Seberang Perai berfungsi dalam mengendalikan hal ehwal pentadbiran, pengurusan staf dan juga kewangan secara cekap dan efisien.
Selain itu, ia berfungsi dalam memastikan hal ehwal pentadbiran, pengurusan, servis, kewangan dan akaun dijalankan mengikut prosedur dan arahan yang ditetapkan oleh Pengurusan Politeknik Seberang Perai dan Kementerian Pendidikan Tinggi.
Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit iaitu Unit Pentadbiran (Perkhidmatan) dan Unit Kewangan yang diketuai oleh seorang penolong pegawai tadbir dan penolong akauntan.
Unit Pentadbiran (Perkhidmatan) memproses lantikan staf, pengesahan jawatan, urusan persaraan, kenaikan pangkat, semua jenis cuti, pengesahan jawatan dan juga terlibat dengan mengemaskini maklumat personel di dalam Sistem HRMIS, sistem eSIS dan sistem MyMoheS. Unit ini juga mengendalikan urusan perolehan, prosedur sebutharga/tender dan pengurusan kontrak.
Manakala, Unit Kewangan menguruskan bajet dan pembelajaan serta penyediaan dokumen perolehan dan bayaran menggunakan sistem eperolehan dan sistem IGFMAS.
Selain itu, ia berfungsi dalam memastikan hal ehwal pentadbiran, pengurusan, servis, kewangan dan akaun dijalankan mengikut prosedur dan arahan yang ditetapkan oleh Pengurusan Politeknik Seberang Perai dan Kementerian Pendidikan Tinggi.
Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit iaitu Unit Pentadbiran (Perkhidmatan) dan Unit Kewangan yang diketuai oleh seorang penolong pegawai tadbir dan penolong akauntan.
Unit Pentadbiran (Perkhidmatan) memproses lantikan staf, pengesahan jawatan, urusan persaraan, kenaikan pangkat, semua jenis cuti, pengesahan jawatan dan juga terlibat dengan mengemaskini maklumat personel di dalam Sistem HRMIS, sistem eSIS dan sistem MyMoheS. Unit ini juga mengendalikan urusan perolehan, prosedur sebutharga/tender dan pengurusan kontrak.
Manakala, Unit Kewangan menguruskan bajet dan pembelajaan serta penyediaan dokumen perolehan dan bayaran menggunakan sistem eperolehan dan sistem IGFMAS.
Aktiviti dan Program
- Menyemak Buku Rekod Perkhidmatan setiap tahun
- Audit naziran Akauntan Negara
- Audit Naziran KPT
- Jabatan Audit Negara
- Audit Dalaman
- Audit Aset
- Perubahan Gaji
Pencapaian Unit Pentadbiran
Berjaya memproses urusan pelantikan, kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan staf mengikut tempoh masa yang ditetapkan tanpa kelewatan
Mengemaskini data staf dalam sistem HRMIS dan eSIS dengan ketepatan tinggi (zero error / minimum ralat)
Memastikan pengurusan cuti staf berjalan lancar dan teratur sepanjang tahun
Menguruskan proses sebutharga/tender dengan telus serta mematuhi semua prosedur yang ditetapkan
Pencapaian Unit Kewangan
Mengurus bajet tahunan dengan cekap
Memproses bayaran melalui sistem ePerolehan dan Igfmas.
Menyediakan laporan kewangan lengkap dan tepat pada masa
Meningkatkan kecekapan pemprosesan dokumen kewangan (contoh: kurangkan masa proses)
Pencapaian Operasi & Sistem
Meningkatkan kecekapan penggunaan sistem HRMIS, eSIS, ePerolehan dan iGFMAS
Mengurangkan kesilapan dokumentasi melalui pematuhan SOP
Menambah baik aliran kerja pentadbiran untuk lebih sistematik
Pemeriksaan rekod log perjalanan kenderaan diselenggara dengan lengkap dan teratur
Pencapaian Kesuluruhan
Memastikan semua urusan pentadbiran dan kewangan mematuhi garis panduan KPT dan pengurusan politeknik JPPKK
Memberikan perkhidmatan yang cekap, cepat dan mesra kepada staf serta pelajar
Memastikan pengurusan cuti staf berjalan lancar dan teratur sepanjang tahun
Menguruskan proses sebutharga/tender dengan telus serta mematuhi semua prosedur yang ditetapkan
Mewujudkan sistem pengurusan yang lebih teratur dan professional
Hubungi
Nor Salfarina binti Mohd Ismail
Ketua Unit Pentadbiran
Ext: 1027
salfarina@psp.edu.my
Ketua Unit Pentadbiran
Ext: 1027
salfarina@psp.edu.my
Fauezah Binti Ad Rahman
Penolong Akauntan Kanan
Ext: 1029
fauezah@psp.edu.my
Penolong Akauntan Kanan
Ext: 1029
fauezah@psp.edu.my